Đến mùa đông, nhiều bạn bắt đầu nghe đồng nghiệp hay nhóm Facebook nhắc tới “kakutei shinkoku”. Có người nói “ai cũng phải làm”, có người nói “công ty lo hết rồi”. Cả hai đều chỉ đúng một phần. Bài này giải thích khai thuế xác định (確定申告・かくていしんこく) là gì, ai bắt buộc phải làm, ai không bắt buộc nhưng nên làm để được hoàn thuế, và cách khai online qua e-Tax từng bước.
1. 確定申告 là gì?
確定申告 là thủ tục tự khai báo thu nhập của cả năm (từ 1/1 đến 31/12) và tính ra số thuế thu nhập (所得税・しょとくぜい) phải nộp. Nếu trong năm bạn đã bị trừ thuế quá nhiều, bạn sẽ được hoàn lại (還付・かんぷ). Nếu bị trừ thiếu, bạn phải nộp thêm.
Người đi làm công ty thường không phải tự làm, vì công ty điều chỉnh thuế giúp vào cuối năm (年末調整・ねんまつちょうせい). Khi nào không có 年末調整 hoặc có thu nhập ngoài công ty, bạn mới cần tự khai.
Khai xong, dữ liệu cũng được dùng để tính thuế cư trú (住民税・じゅうみんぜい). Vì vậy thông thường bạn không phải khai riêng 住民税 ở 市役所/区役所.
2. Thời gian khai
- Thu nhập năm 2026 thường được khai trong khoảng 16/2 đến 15/3/2027. Ngày chính xác có thể đổi tùy năm, nên hãy xem thông báo của 税務署 (ぜいむしょ).
- Nếu bạn chỉ xin hoàn thuế (還付申告・かんぷしんこく), bạn thường có thể nộp sớm hơn, từ đầu tháng 1 năm sau. Thời hạn nộp kéo dài nhiều năm, nhưng đừng để lâu.
- Nộp muộn có thể bị phạt (無申告加算税・むしんこくかさんぜい) và tiền lãi chậm nộp (延滞税・えんたいぜい). Mức cụ thể tùy trường hợp, hãy hỏi 税務署.
3. Ai BẮT BUỘC phải khai?
Dưới đây là các nhóm thường gặp. Điều kiện chi tiết còn phụ thuộc hoàn cảnh từng người, nên hãy kiểm tra lại với 税務署.
| Trường hợp | Ghi chú |
|---|---|
| Người làm công ty có lương cả năm trên khoảng 2.000.000円 | Công ty đã xử lý 年末調整 vẫn có thể không phải khai. Với mức lương này, bạn cần xem công ty có làm cho bạn hay không. |
| Người làm công ty có thu nhập khác ngoài lương (làm thêm tự do, bán hàng, dịch thuật…) trên khoảng 200.000円/năm | Tính theo phần lợi nhuận (thu nhập trừ chi phí), không phải doanh thu. |
| Người làm 2 nơi trở lên mà 1 nơi không làm 年末調整 | Thường phải gộp lại để khai. |
| Người kinh doanh tự do, freelancer (個人事業主・こじんじぎょうぬし) | Thường phải khai hằng năm nếu có thu nhập vượt các khoản khấu trừ. |
| Người có thu nhập ở nước ngoài, thu nhập từ cho thuê nhà, đầu tư không bị khấu trừ sẵn… | Nhiều trường hợp phải khai. Nên hỏi 税務署 hoặc 税理士 (ぜいりし). |
| Người sắp rời Nhật hẳn trước kỳ khai | Có thể khai trước khi về nước, hoặc nhờ người đại diện lo thuế (納税管理人・のうぜいかんりにん). Cần hỏi 税務署 sớm. |
Một lưu ý quan trọng: tư cách lưu trú của bạn không quyết định việc có phải khai hay không. Thực tập sinh, du học sinh làm thêm, lao động kỹ thuật hay vĩnh trú đều xét theo thu nhập và hoàn cảnh cụ thể. Nếu bạn cư trú ở Nhật ở mức thường xuyên, bạn nên xem mình thuộc diện cư trú (居住者・きょじゅうしゃ) hay không cư trú (非居住者・ひきょじゅうしゃ), vì cách tính thuế khác nhau.
4. Ai KHÔNG bắt buộc nhưng NÊN khai để được hoàn thuế?
Đây là nhóm nhiều người Việt bỏ sót nhất. Nếu rơi vào các trường hợp sau, việc khai có thể giúp bạn nhận lại tiền:
- Nghỉ việc giữa năm và không đi làm lại trước 31/12. Công ty cũ thường không làm 年末調整 cho bạn.
- Chi phí y tế lớn (医療費控除・いりょうひこうじょ): khi tổng chi phí y tế của bản thân và người sống chung vượt khoảng 100.000円 (hoặc 5% thu nhập, lấy mức thấp hơn trong nhiều trường hợp) và không được bồi hoàn. Hãy giữ biên lai (領収書・りょうしゅうしょ) và thông báo y tế (医療費のお知らせ).
- Ủng hộ địa phương (ふるさと納税・のうぜい) mà không dùng chế độ ワンストップ特例 hoặc ủng hộ nhiều nơi.
- Người phụ thuộc ở nước ngoài (扶養控除・ふようこうじょ): cha mẹ, vợ chồng, con ở Việt Nam. Bạn thường cần giấy tờ chứng minh quan hệ (親族関係書類) và chứng từ chuyển tiền (送金関係書類). Điều kiện khá chặt, hãy hỏi kỹ.
- Khấu trừ nhà ở (住宅ローン控除・じゅうたくローンこうじょ): năm đầu tiên của người vay mua nhà thường phải khai.
- Thiệt hại do thiên tai, trộm cắp (雑損控除・ざっそんこうじょ).
5. Chuẩn bị gì trước khi khai?
- Giấy khấu trừ thuế (源泉徴収票・げんせんちょうしゅうひょう) của tất cả nơi làm trong năm.
- Giấy xác nhận các khoản khấu trừ: bảo hiểm sinh mạng, bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金・こくみんねんきん), bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険・こくみんけんこうほけん) nếu bạn tự đóng.
- Biên lai y tế, chứng nhận ふるさと納税 nếu có.
- Tài khoản ngân hàng ở Nhật để nhận tiền hoàn.
- My Number Card (マイナンバーカード) và mật khẩu của thẻ.
- Smartphone có chức năng đọc thẻ IC, hoặc đầu đọc thẻ gắn máy tính.
6. Khai online qua e-Tax: từng bước
e-Tax (イータックス) là hệ thống khai thuế điện tử của Cục Thuế Quốc gia (国税庁・こくぜいちょう). Cách phổ biến hiện nay là dùng My Number Card kết hợp trang 確定申告書等作成コーナー trên website chính thức của 国税庁.
- Vào trang soạn tờ khai của 国税庁 bằng máy tính hoặc điện thoại, chọn “作成開始” (bắt đầu soạn).
- Chọn cách nộp: nộp bằng e-Tax, và chọn xác thực bằng My Number Card.
- Chọn loại thu nhập và khoản khấu trừ theo hoàn cảnh của bạn (lương, thu nhập khác, khấu trừ y tế…).
- Nhập dữ liệu. Nếu đã liên kết với マイナポータル (Mynaportal), bạn có thể lấy tự động dữ liệu 源泉徴収票, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông báo y tế… để đỡ gõ tay và đỡ sai sót.
- Kiểm tra lại số liệu: tên, địa chỉ, số tài khoản nhận tiền hoàn, người phụ thuộc.
- Chọn cách nộp thuế (nếu phải nộp thêm): chuyển khoản, thanh toán tại cửa hàng tiện lợi bằng mã vạch/QR, thẻ tín dụng, hoặc trích tự động từ tài khoản (振替納税・ふりかえのうぜい). Hạn trích tự động thường rơi vào khoảng cuối tháng 4, nên hãy xem thông báo của 税務署.
- Ký bằng thẻ và gửi. Sau khi gửi, hãy lưu lại màn hình “受付完了” hoặc file xác nhận.
Nếu chưa có My Number Card thì sao?
Bạn vẫn có các cách khác, chẳng hạn in tờ khai gửi bưu điện hoặc mang đến 税務署, hoặc dùng phương thức xác thực khác nếu còn được hỗ trợ. Cách xác thực có thể thay đổi theo từng năm, nên hãy hỏi 税務署 trước. Nếu bạn dự định khai năm sau, hãy xin hoặc gia hạn My Number Card từ sớm, vì làm thẻ có thể mất vài tuần.
7. Khai thuế có liên quan gì đến visa và vĩnh trú?
Có, và ngày càng nhiều. Khi gia hạn tư cách lưu trú hoặc xin vĩnh trú (永住許可・えいじゅうきょか), Cục Xuất nhập cảnh (入管・にゅうかん) thường xem việc bạn nộp thuế và đóng bảo hiểm có đầy đủ hay không. Một số thông tin mới cần lưu ý (theo thông tin cập nhật 11/2026):
- Từ 1/10/2026, lệ phí xuất nhập cảnh tăng mạnh. Gia hạn/đổi tư cách lưu trú tính theo thời hạn được cấp (ví dụ visa 1 năm khoảng 33.000円, từ 5 năm trở lên khoảng 75.000円). Phí cấp vĩnh trú là 200.000円 cho hồ sơ nộp từ 1/10/2026.
- Hướng dẫn xét vĩnh trú được sửa từ 1/10/2026: thu nhập hộ gia đình phải cao hơn mức trung bình của hộ người Nhật cùng số người. Từ 1/4/2027 sẽ xét thêm các tiêu chí như tiếng Nhật B1 và thời gian ở nước ngoài.
- Luật sửa đổi 2024: cố ý không nộp thuế hoặc bảo hiểm có thể bị hủy vĩnh trú, dự kiến vận hành từ khoảng tháng 4/2027.
Vì vậy, đừng coi 確定申告 là thủ tục “có cũng được”. Tờ khai và giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書・のうぜいしょうめいしょ) có thể là hồ sơ quan trọng sau này. Quy định thay đổi nhanh, hãy hỏi 入管 hoặc luật sư hành chính (行政書士・ぎょうせいしょし) khi chuẩn bị hồ sơ cụ thể.
8. Một vài từ tiếng Nhật hay gặp khi khai thuế
- 収入・しゅうにゅう: doanh thu/thu nhập gộp
- 所得・しょとく: thu nhập sau khi trừ chi phí
- 控除・こうじょ: khoản khấu trừ
- 還付金・かんぷきん: tiền hoàn thuế
- 納付・のうふ: nộp tiền
- 申告期限・しんこくきげん: hạn khai
Muốn tự tin hơn khi nói chuyện với nhân viên ở 税務署 hay 市役所, bạn có thể luyện thêm các câu giao tiếp làm thủ tục. Video dưới đây của kênh Cẩm Nang Việt Nhật giúp bạn làm quen với tình huống này.
🎬 Video: tiếng Nhật dùng trong tình huống này
Học luôn các câu tiếng Nhật thực tế liên quan qua video của kênh Cẩm Nang Việt Nhật:
❓ Câu hỏi thường gặp
Công ty đã làm 年末調整 thì tôi còn phải khai nữa không?
Thường là không, nếu bạn chỉ có một nơi làm và không có thu nhập khác. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể muốn khai để xin hoàn thuế nếu có chi phí y tế lớn, ふるさと納税 hay các khoản khấu trừ mà 年末調整 không bao gồm.
Du học sinh làm thêm có phải khai không?
Phụ thuộc vào tổng thu nhập, nơi làm và việc có bị khấu trừ thuế hay không. Nếu bạn làm thêm nhiều nơi hoặc bị trừ thuế quá mức, bạn có thể được hoàn thuế. Hãy hỏi 税務署 hoặc 市役所/区役所.
Quên khai hoặc khai muộn thì sao?
Hãy nộp càng sớm càng tốt. Nếu bạn tự phát hiện và nộp trước khi bị nhắc, mức phạt thường nhẹ hơn. Nếu bạn khai hoàn thuế thì thường có thời hạn nộp dài hơn.
Có bắt buộc làm bằng e-Tax không?
Không. Bạn vẫn có thể khai bằng giấy và gửi bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại 税務署. Tuy nhiên, e-Tax thường nhanh hơn, tiện hơn, và tiền hoàn thường về sớm hơn khai giấy.
Nhờ người khác khai hộ có được không?
Được. Bạn có thể nhờ 税理士 (có phí). Một số 税務署 và địa phương còn có buổi hỗ trợ khai thuế vào mùa khai. Xem thông báo của địa phương để biết lịch.
Khai thuế xong khi nào nhận tiền hoàn?
Thời gian tùy năm và tùy hồ sơ, thường mất khoảng vài tuần, e-Tax có xu hướng nhanh hơn. Hãy kiểm tra thông báo của 税務署.
💡 Lời khuyên thực tế
- Giữ 源泉徴収票 cẩn thận. Khi nghỉ việc, hãy nhớ xin từ công ty cũ, đừng để thất lạc. Nhiều bạn đổi việc rồi mới nhận ra không có giấy này để khai.
- Chụp ảnh hoặc lưu biên lai y tế ngay. Hãy gom 領収書 theo từng tháng, vì cuối năm rất dễ thất lạc.
- Đừng bỏ sót khoản chuyển tiền về Việt Nam. Nếu muốn khai người phụ thuộc ở nước ngoài, hãy giữ chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền hợp lệ, vì điều kiện hồ sơ khá chặt.
- Xin hoặc gia hạn My Number Card sớm, kiểm tra mật khẩu còn nhớ không, và nếu thẻ sắp hết hạn thì làm mới trước mùa khai thuế.
- Không để dồn đến ngày chót. Hệ thống mùa cao điểm thường chậm và 税務署 rất đông. Nếu bạn chỉ xin hoàn thuế, hãy khai sớm hơn.
Tóm tắt
- 確定申告 là thủ tục tự khai thu nhập cả năm để tính thuế phải nộp hoặc được hoàn. Thời hạn thường là 16/2 đến 15/3 năm sau.
- Bạn thường bắt buộc khai khi có thu nhập ngoài lương đáng kể, làm tự do, lương cao, hoặc không được làm 年末調整.
- Nhiều người không bắt buộc vẫn nên khai để nhận hoàn thuế: nghỉ việc giữa năm, chi phí y tế lớn, ふるさと納税, người phụ thuộc, vay mua nhà.
- e-Tax kết hợp My Number Card là cách nhanh và ít sai sót nhất, đặc biệt khi liên kết マイナポータル.
- Thông tin thuế và bảo hiểm ngày càng quan trọng với việc gia hạn visa và xin vĩnh trú, nên hãy nộp đầy đủ và giữ giấy tờ.
Lưu ý: Thông tin cập nhật đến 11/2026. Quy định có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại với cơ quan liên quan trước khi làm thủ tục.
Ảnh minh họa: Ramses Cabello / Unsplash
Để lại một bình luận