Cứ đến khoảng tháng 11–12, công ty lại phát cho bạn một xấp giấy toàn chữ Hán với lời nhắn “hãy nộp trước ngày X”. Đó là thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整・ねんまつちょうせい). Nhiều bạn nước ngoài điền qua loa hoặc bỏ trống, rồi sau đó nộp thừa thuế mà không biết. Có bạn lại khai người thân ở Việt Nam sai điều kiện và bị công ty yêu cầu làm lại.
Bài này giải thích 年末調整 là gì, các mẫu giấy thường gặp, và đặc biệt là cách điền mẫu 扶養控除等(異動)申告書 (khai người phụ thuộc), kể cả khi người thân đang sống ở Việt Nam.
年末調整 là gì và ai cần làm?
Hằng tháng, công ty trừ sẵn thuế thu nhập (源泉所得税・げんせんしょとくぜい) vào lương theo mức tạm tính. Cuối năm, công ty tính lại số thuế thực tế dựa trên các khoản khấu trừ của từng người, rồi hoàn lại phần thu thừa hoặc thu thêm phần thiếu. Thủ tục này gọi là 年末調整.
- Thường áp dụng cho: người làm công ăn lương (nhân viên chính thức, thực tập sinh kỹ năng, kỹ sư, người làm baito có 扶養控除等申告書 nộp ở nơi đó…) còn đang làm ở công ty vào cuối năm.
- Thường không áp dụng / làm theo cách khác: người đã nghỉ việc giữa năm, người về nước giữa năm, người có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc thu nhập cao. Những người này có thể phải tự khai thuế (確定申告・かくていしんこく) tại 税務署 (ぜいむしょ).
- Du học sinh làm baito thường có thu nhập thấp. Việc có được hoàn thuế hay phải tự khai hay không phụ thuộc vào tình huống cụ thể, nên hãy hỏi nơi làm việc hoặc 税務署.
Các mẫu giấy thường gặp
Tên và cách gộp mẫu có thể khác nhau tùy công ty và năm. Công ty thường phát một bộ, và nhiều nơi đã chuyển sang nộp online. Các giấy phổ biến gồm:
| Tên mẫu | Dùng để làm gì |
|---|---|
| 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 (ふようこうじょとう いどう しんこくしょ) | Khai người phụ thuộc (vợ/chồng, con, bố mẹ…) và các thay đổi so với năm trước |
| 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書 | Khai khấu trừ cơ bản, khấu trừ vợ/chồng và điều chỉnh thu nhập (nếu có) |
| 給与所得者の保険料控除申告書 (ほけんりょうこうじょ) | Khai bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất, bảo hiểm xã hội/hưu trí tự đóng… |
| 住宅借入金等特別控除申告書 | Dành cho người có vay mua nhà (ít gặp ở người mới sang) |
Trong đó, mẫu 扶養控除等申告書 là mẫu dễ nhầm nhất với người nước ngoài, vì có thêm giấy tờ chứng minh khi người thân ở nước ngoài.
扶養控除 là gì?
扶養控除 (ふようこうじょ) là khoản khấu trừ khỏi thu nhập chịu thuế khi bạn nuôi người thân. Đây là khấu trừ vào thu nhập, không phải trừ thẳng vào số thuế. Vì vậy, số tiền thuế giảm được phụ thuộc vào mức thuế suất của bạn, và thường không lớn như nhiều người hy vọng. Ngoài ra, khoản này cũng ảnh hưởng đến thuế cư trú (住民税・じゅうみんぜい) năm sau.
Điều kiện cơ bản của người phụ thuộc (扶養親族・ふようしんぞく)
- Quan hệ họ hàng: thuộc phạm vi 6 đời huyết thống hoặc 3 đời thông gia (vợ/chồng, con, bố mẹ, anh chị em, ông bà…). Quan hệ này áp dụng cả với người ở nước ngoài.
- Cùng chung sinh kế (生計を一にする・せいけいをいつにする): bạn là người lo chi phí chính cho họ. Người ở xa vẫn có thể thỏa điều kiện nếu bạn gửi tiền sinh hoạt đều đặn.
- Thu nhập của người đó thấp: tổng thu nhập trong năm (合計所得金額) phải ở dưới mức quy định. Mức này đã được điều chỉnh trong các lần sửa luật gần đây (khoảng 48万円 theo quy định cũ, khoảng 58万円 theo quy định mới từ năm 2025), nên hãy kiểm tra mức áp dụng cho năm của bạn.
- Độ tuổi: khấu trừ 扶養控除 chỉ áp dụng cho người từ 16 tuổi trở lên tính đến ngày 31/12 của năm đó. Trẻ dưới 16 tuổi không được khấu trừ này, nhưng nhiều mẫu vẫn yêu cầu ghi để làm cơ sở tính thuế cư trú.
- Không đồng thời là người phụ thuộc của người khác và không được tính trùng vào nhiều người trong gia đình.
Mức khấu trừ (chỉ mang tính tham khảo)
Mức khấu trừ phụ thuộc vào độ tuổi của người phụ thuộc. Con số cụ thể có thể thay đổi theo năm. Hãy xem bảng hướng dẫn đi kèm mẫu của công ty hoặc hỏi phòng nhân sự (人事・総務).
| Nhóm | Mức khấu trừ thuế thu nhập (khoảng) |
|---|---|
| Từ 16 đến dưới 19 tuổi, hoặc từ 23 đến dưới 70 tuổi (一般の控除対象扶養親族) | khoảng 38万円 |
| Từ 19 đến dưới 23 tuổi (特定扶養親族) | khoảng 63万円 |
| Từ 70 tuổi trở lên (老人扶養親族) | khoảng 48万円 (58万円 nếu sống cùng bố mẹ/ông bà là người phụ thuộc) |
Một số năm có thay đổi liên quan đến người phụ thuộc trong độ tuổi 19–22 có thu nhập vượt ngưỡng (特定親族特別控除). Nếu người thân của bạn là sinh viên có đi làm thêm, hãy hỏi kỹ phòng nhân sự để biết chế độ áp dụng ở năm của bạn.
Người thân ở Việt Nam: điều kiện và giấy tờ
Người thân sống ở nước ngoài được gọi là 国外居住親族 (こくがいきょじゅうしんぞく). Người này vẫn có thể là người phụ thuộc, nhưng quy định khắt khe hơn và cần giấy tờ đi kèm.
- Người từ 30 đến dưới 70 tuổi: chỉ được tính khi thuộc một trong các trường hợp như đang du học (留学), là người khuyết tật nặng, hoặc đã nhận từ bạn một khoản tiền sinh hoạt/học phí đủ lớn trong năm (khoảng 38万円 trở lên tính tổng từ người khai). Bố mẹ khỏe mạnh trong độ tuổi này, sống ở Việt Nam và có thu nhập riêng, thường không đủ điều kiện.
- Người dưới 30 tuổi hoặc từ 70 tuổi trở lên: vẫn có thể được tính nếu đáp ứng điều kiện chung ở trên (quan hệ họ hàng, sinh kế, thu nhập thấp).
Với 国外居住親族, công ty thường yêu cầu nộp kèm hai loại giấy tờ:
- 親族関係書類 (しんぞくかんけいしょるい): giấy tờ chứng minh quan hệ, ví dụ bản sao sổ hộ khẩu/giấy khai sinh/giấy chứng nhận quan hệ do cơ quan nước ngoài cấp, kèm hộ chiếu của người thân. Giấy tờ tiếng Việt thường cần bản dịch tiếng Nhật, trong đó ghi họ tên, ngày sinh và quan hệ.
- 送金関係書類 (そうきんかんけいしょるい): chứng từ chuyển tiền trong năm, như phiếu chuyển tiền ngân hàng hoặc biên lai dịch vụ chuyển tiền quốc tế. Chứng từ cần thể hiện người gửi, người nhận, ngày và số tiền. Với người đang du học, thường cần thêm giấy tờ chứng minh việc du học (留学ビザ等書類).
Hình thức chính xác (bản gốc hay bản sao, nộp một lần hay hằng năm) có thể khác nhau tùy công ty, nên hãy hỏi trước để không phải làm lại.
Hướng dẫn điền mẫu 扶養控除等(異動)申告書
Mẫu này có thể khác chút về bố cục theo từng năm, nhưng các ô chính luôn như sau.
- Ghi thông tin bản thân ở phần trên: họ tên, furigana, địa chỉ hiện tại (住所・じゅうしょ), mã số cá nhân (マイナンバー) nếu công ty yêu cầu, và ngày nộp. Hãy ghi tên theo thẻ cư trú (在留カード・ざいりゅうカード).
- Chọn đúng dòng 甲欄 (こうらん) hay 乙欄 (おつらん): nếu đây là nơi làm chính (nơi bạn nộp 扶養控除等申告書), bạn thuộc 甲欄 và được 年末調整. Nếu bạn làm nhiều nơi, chỉ nộp mẫu này ở một nơi chính. Nơi còn lại sẽ trừ thuế theo mức cao hơn (乙欄) và không làm 年末調整.
- Điền phần 源泉控除対象配偶者 (vợ/chồng) nếu có: ghi họ tên, ngày sinh, thu nhập dự kiến trong năm. Nếu vợ/chồng ở nước ngoài, đánh dấu vào ô 国外居住 (こくがいきょじゅう).
- Điền phần 控除対象扶養親族 (người phụ thuộc từ 16 tuổi trở lên): ghi họ tên, furigana, quan hệ (続柄・つづきがら: 父, 母, 子…), ngày sinh, địa chỉ, và ước tính thu nhập trong năm. Người ở nước ngoài thì đánh dấu 国外居住.
- Điền phần 16歳未満の扶養親族 (con dưới 16 tuổi): ghi theo yêu cầu của mẫu. Phần này không tạo khấu trừ thuế thu nhập, nhưng được dùng cho thuế cư trú.
- Điền phần 障害者, 寡婦, ひとり親, 勤労学生 nếu thuộc diện: ví dụ du học sinh làm thêm có thể thuộc diện 勤労学生 (きんろうがくせい) khi đáp ứng điều kiện thu nhập và học tại cơ sở được công nhận. Hãy hỏi trường hoặc 税務署 để biết có đủ điều kiện không.
- Kiểm tra lại, ký tên hoặc đóng dấu nếu mẫu yêu cầu, rồi nộp kèm giấy tờ cần thiết cho phòng nhân sự trước hạn.
Phần “異動” nghĩa là gì?
Chữ 異動 (いどう) nghĩa là “thay đổi”. Nếu trong năm có thay đổi như kết hôn, sinh con, người thân bắt đầu có việc làm, đổi địa chỉ hay đổi họ, bạn ghi vào mục thay đổi. Nếu không có thay đổi gì so với mẫu đã nộp, nhiều nơi cho phép ghi “変更なし” (không thay đổi) hoặc nộp theo cách đơn giản hơn. Hãy làm theo hướng dẫn của công ty.
Các khoản khấu trừ khác nên khai trong 年末調整
- Bảo hiểm xã hội tự đóng: các khoản bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) hay hưu trí quốc dân (国民年金) đóng trực tiếp (không qua lương) thường cần giấy chứng nhận đã đóng (控除証明書) do cơ quan gửi về. Khoản đã bị trừ qua lương thì công ty thường tự xử lý.
- Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất: nếu có, giữ lại giấy chứng nhận do công ty bảo hiểm gửi vào khoảng tháng 10–11.
- Quyên góp (ふるさと納税・ふるさとのうぜい): khoản này thường không nằm trong 年末調整. Nếu dùng, bạn cần tự khai thuế hoặc dùng chế độ ワンストップ特例 trong thời hạn quy định, nên hỏi 市役所/区役所.
Hậu quả khi khai sai hoặc không nộp
- Nếu không nộp 扶養控除等申告書, công ty có thể không tính khấu trừ cho bạn, và thuế bị trừ nhiều hơn mức thực tế.
- Nếu khai người phụ thuộc không đủ điều kiện, bạn có thể phải nộp bổ sung thuế (và có thể kèm tiền phạt chậm nộp) khi sai sót bị phát hiện.
- Về lâu dài, việc nộp thuế đầy đủ rất quan trọng. Luật sửa đổi năm 2024 quy định cố ý không nộp thuế hoặc bảo hiểm có thể dẫn đến hủy tư cách vĩnh trú, dự kiến vận hành từ tháng 4/2027. Vì vậy, đừng bỏ qua các thủ tục liên quan thuế.
💡 Lời khuyên thực tế
- Xin mẫu và hạn nộp sớm: nhiều công ty chỉ nhận nộp một lần, trễ hạn là phải tự khai thuế vào năm sau (確定申告). Hãy hỏi phòng nhân sự ngay khi nhận giấy.
- Chuẩn bị chứng từ chuyển tiền cho cả năm: chụp lại hóa đơn hoặc lịch sử giao dịch mỗi lần gửi tiền về Việt Nam. Thiếu chứng từ là lý do phổ biến khiến khấu trừ cho người thân ở nước ngoài bị từ chối.
- Dịch giấy tờ tiếng Việt đúng tên và ngày sinh: họ tên ghi trên bản dịch, hộ chiếu và mẫu khai phải khớp. Chỉ cần lệch dấu hoặc thứ tự tên là có thể bị yêu cầu làm lại.
- Đừng tự cho rằng cha mẹ luôn được tính: bố mẹ từ 30 đến dưới 70 tuổi ở Việt Nam thường chỉ được tính trong một số điều kiện cụ thể. Đừng đoán, hãy đối chiếu với điều kiện ở trên rồi hỏi công ty.
- Không khai trùng người phụ thuộc: nếu anh chị em cùng làm ở Nhật, chỉ một người được khai cho bố mẹ. Hãy thống nhất trong gia đình trước khi nộp.
🎬 Video: tiếng Nhật dùng trong tình huống này
Học luôn các câu tiếng Nhật thực tế liên quan qua video của kênh Cẩm Nang Việt Nhật:
❓ Câu hỏi thường gặp
1. Tôi mới sang Nhật giữa năm, có phải làm 年末調整 không?
Thường là có nếu bạn vẫn làm ở công ty vào cuối năm. Tuy nhiên, người ở Nhật dưới 1 năm có thể được xem là người không cư trú (非居住者), áp dụng quy định khác. Hãy hỏi phòng nhân sự để xác nhận.
2. Vợ/chồng tôi ở Việt Nam, có được khai không?
Có thể, nếu thỏa điều kiện về thu nhập và sinh kế, và bạn có đủ 親族関係書類 cùng 送金関係書類. Nếu vợ/chồng có thu nhập riêng cao hơn mức quy định, sẽ không được khấu trừ.
3. Tôi quên nộp 扶養控除等申告書, giờ làm sao?
Hãy báo ngay cho phòng nhân sự. Nếu công ty không xử lý được, bạn có thể tự khai thuế (確定申告) tại 税務署 trong năm tiếp theo để được hoàn lại phần thuế thừa.
4. Con tôi sinh ở Nhật năm nay, có khai không?
Có, bạn nên ghi vào phần 16歳未満の扶養親族 như hướng dẫn trong mẫu. Dù không có khấu trừ thuế thu nhập, thông tin này liên quan đến thuế cư trú và các thủ tục khác.
5. Tôi làm baito ở hai nơi thì nộp mẫu ở đâu?
Chỉ nộp 扶養控除等申告書 ở một nơi (nơi chính). Nơi còn lại sẽ trừ thuế theo 乙欄, và bạn có thể phải tự khai thuế nếu tổng thu nhập vượt mức quy định.
6. Người thân có thu nhập thì sao?
Nếu tổng thu nhập trong năm của người thân vượt mức quy định, họ sẽ không đủ điều kiện làm người phụ thuộc. Hãy xác nhận thu nhập cả năm (không chỉ lương hiện tại) trước khi khai.
Tóm tắt
- 年末調整 là bước tính lại thuế cuối năm do công ty thực hiện. Bạn cần nộp đúng mẫu và đúng hạn để được hoàn thuế thừa.
- 扶養控除等申告書 dùng để khai người phụ thuộc từ 16 tuổi trở lên, và phần con dưới 16 tuổi vẫn nên ghi.
- Người thân ở Việt Nam chỉ được tính khi đủ điều kiện, và cần 親族関係書類 cùng 送金関係書類, kèm bản dịch tiếng Nhật nếu cần.
- Lưu chứng từ chuyển tiền và giấy chứng nhận bảo hiểm suốt cả năm để không phải xoay xở vào phút chót.
- Không chắc điều kiện của mình thì hỏi phòng nhân sự hoặc 税務署 trước khi nộp, đừng đoán.
Lưu ý: Thông tin cập nhật đến 11/2026. Quy định có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại với cơ quan liên quan trước khi làm thủ tục.
Ảnh minh họa: Su San Lee / Unsplash
Để lại một bình luận