CHUYỆN BÊN LỀ

Trong vai trò là một Bridge System Engineer (BRSE), một phần quan trọng trong công việc là phải duy trì sự rõ ràng và minh bạch trong mọi giao tiếp, đặc biệt khi làm việc giữa các đội ngũ phát triển ở các quốc gia khác nhau. Việc thảo luận và xác nhận thông tin là một công cụ quan trọng để đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng và không có sự hiểu lầm nào xảy ra. Mỗi khi một vấn đề được nêu lên, điều đầu tiên mà tôi làm là xác nhận rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu đúng và thống nhất về nội dung của vấn đề đó.

Xác nhận yêu cầu dự án

Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng hoặc các bộ phận khác trong dự án, tôi luôn bắt đầu bằng việc lặp lại yêu cầu để đảm bảo rằng tôi đã hiểu đúng. Ví dụ, sau khi nhận được một yêu cầu về thay đổi tính năng trong hệ thống, tôi sẽ trình bày lại chi tiết yêu cầu này cho các bên liên quan, chẳng hạn như: “Chúng ta cần phải thay đổi tính năng X, bao gồm việc thêm một trường thông tin mới và cập nhật giao diện người dùng, đúng không?” Đây là một bước quan trọng để tránh những sự hiểu lầm hoặc thiếu sót sau này.

Xác nhận về các điểm thay đổi kỹ thuật

Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về mặt kỹ thuật trong dự án, việc xác nhận là cực kỳ cần thiết. Tôi luôn thảo luận kỹ lưỡng với đội phát triển và các bên liên quan về các thay đổi này. Chẳng hạn, khi có một thay đổi trong yêu cầu về cấu trúc cơ sở dữ liệu, tôi sẽ hỏi: “Sau khi thay đổi bảng dữ liệu A, chúng ta cần phải cập nhật lại các liên kết với bảng B, đúng không? Và liệu điều này có ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống không?” Việc hỏi lại và xác nhận như vậy giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu về tác động của những thay đổi và có thể điều chỉnh công việc của mình phù hợp.

Xác nhận về lịch trình và thời gian

Trong mỗi dự án, đặc biệt là khi làm việc giữa các quốc gia và các múi giờ khác nhau, việc xác nhận về lịch trình là rất quan trọng. Tôi thường xuyên yêu cầu đội ngũ của mình xác nhận các mốc thời gian quan trọng. Ví dụ, khi có một mốc hoàn thành công việc, tôi sẽ xác nhận lại với tất cả các bên liên quan: “Chúng ta đã thống nhất rằng công việc sẽ hoàn thành vào ngày 15 tháng 5, đúng không? Và liệu có bất kỳ vấn đề gì có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ này không?” Điều này giúp tôi kiểm soát được tình hình và phát hiện sớm bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra.

Xác nhận sau các cuộc họp

Sau mỗi cuộc họp với khách hàng hoặc đội ngũ phát triển, tôi luôn gửi email tóm tắt lại các điểm chính đã được thảo luận và yêu cầu xác nhận lại. Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng không có chi tiết quan trọng nào bị bỏ sót mà còn giúp tôi có một tài liệu chính thức để tham chiếu lại khi cần. Ví dụ: “Cảm ơn mọi người đã tham gia cuộc họp hôm nay. Tôi đã tóm tắt lại các quyết định đã được đưa ra như sau: 1) Tính năng X sẽ được thay đổi vào tuần tới; 2) Đội ngũ phát triển sẽ bắt đầu triển khai vào ngày 10 tháng 5. Vui lòng xác nhận lại nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ.”

Kết luận

Xác nhận là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của một BRSE. Nó không chỉ giúp duy trì sự hiểu biết chính xác giữa các bên mà còn giúp tránh được các vấn đề lớn trong quá trình triển khai dự án. Việc thảo luận và xác nhận thông tin, yêu cầu và lịch trình giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng tiến độ và đúng yêu cầu. Thông qua việc xác nhận thông tin và yêu cầu, tôi có thể quản lý tốt hơn các mối quan hệ giữa các đội ngũ và khách hàng, đồng thời giúp bảo vệ chất lượng và tiến độ của dự án.

BRSEにおける確認の議論

Bridge System Engineer (BRSE)としての役割では、特に異なる国の開発チームとのやり取りにおいて、コミュニケーションでクリアさとオープンさを持つのがすごく大事です。情報を話し合ったり確認したりすることは、すべてがスムーズに進むための基本的なツールです。問題が出てきたときは、まず最初にみんながその問題をちゃんと理解してるか、意見があってるかを確認するのがポイントです。

プロジェクトの要件確認

クライアントやプロジェクトの他の部門から要件を受け取ると、最初にその要件を繰り返し確認して、正しく理解しているかを確かめます。たとえば、システムの機能変更に関する要件を受け取った際には、以下のように要件を再確認します:「機能Xの変更が必要で、新しい情報フィールドを追加し、ユーザーインターフェースを更新するということで間違いありませんか？」このプロセスは、後々の誤解や見落としを防ぐために重要です。

技術的な変更の確認

プロジェクトにおいて技術的な変更がある場合、その確認は非常に重要です。開発チームや関係者とこの変更について十分に議論し、次のように確認します:「データベースAの変更後、Bテーブルとのリンクも更新する必要がありますよね？そして、これがシステムのパフォーマンスに影響を与えることはありませんか？」このように質問を繰り返し、確認をすることで、変更の影響をすべての関係者が理解でき、適切に作業を調整できるようになります。

スケジュールと時間の確認

どのプロジェクトでも、特に異なる国やタイムゾーンの間で仕事をしている場合、スケジュールの確認は非常に重要です。私はチームに対して頻繁に重要なマイルストーンを確認します。たとえば、作業の完了予定日がある場合、「作業は5月15日までに完了予定で間違いありませんか？そして、このスケジュールに影響を与える問題はありませんか？」と確認します。このように確認することで、進捗をしっかりと管理し、リスクを早期に発見することができます。

会議後の確認

クライアントや開発チームとの会議後には、常にその会議で議論された主要なポイントを要約したメールを送信し、確認をお願いしています。これにより、重要な詳細が漏れなく、すべての関係者が理解していることを確かめることができます。たとえば、「本日の会議にご参加いただきありがとうございました。以下の通り決定事項をまとめました：1）機能Xは来週変更予定；2）開発チームは5月10日に実装を開始します。もし何か不明点があればご確認ください。」このように確認をお願いすることで、後から参照できる公式なドキュメントも手に入れることができます。

結論

確認はBRSEとしての日々の仕事に欠かせない部分です。それは、すべての関係者間で正確な理解を維持するだけでなく、プロジェクトの進行中に大きな問題を避けるためにも非常に重要です。情報、要件、スケジュールの確認を通じて、より効率的に仕事を進め、プロジェクトが正しい進行状況で進むことを保証できます。確認を行うことによって、チーム間の関係をうまく管理し、プロジェクトの品質と進捗を守ることができます。